Что такое обязательный экземпляр и зачем он нужен библиотеке
Обязательный экземпляр — это экземпляры каждого выпущенного в России издания, которые производитель документов бесплатно передаёт в государственные хранилища. Порядок устанавливает Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». С 2017 года помимо печатных экземпляров издатель обязан передать одну копию печатного издания в электронной форме, и получателем этой копии назначена Российская государственная библиотека.
Правило касается не только крупных издательств. Если вы выпустили книгу тиражом за свой счёт, напечатали сборник конференции, учебное пособие вуза или методичку, вы тоже производитель документа и несёте ту же обязанность. Исключения и перечень видов изданий описаны в самом законе, и трактовать их расширительно не стоит.
Отдельная линия — диссертации. Авторефераты и диссертации поступают в РГБ своим порядком, через диссертационные советы, и к электронному экземпляру печатного издания этот порядок не относится. Если ваш вопрос о диссертации, смотрите правила для соискателей на сайте библиотеки.
Как войти в личный кабинет системы приёма электронного экземпляра
Для передачи электронных копий у библиотеки работает отдельная система приёма обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме. Вход в неё — через личный кабинет на сайте РГБ, а не через читательский билет и не через портал Госуслуг. Это разные учётные записи, и читательский аккаунт для сдачи экземпляра не подходит.
- Откройте раздел об обязательном экземпляре на сайте Российской государственной библиотеки и перейдите в систему приёма.
- Зарегистрируйте организацию или индивидуального предпринимателя: понадобятся ИНН, ОГРН, наименование и адрес электронной почты, на который придёт подтверждение.
- Дождитесь письма с подтверждением регистрации. Срок проверки зависит от загрузки библиотеки.
- Войдите в личный кабинет по логину и паролю из письма и смените пароль на свой.
При ограниченном мобильном интернете страница кабинета может загружаться дольше обычного, но сама она лёгкая и работает без тяжёлой графики. Если форма регистрации не открывается, не отправляйте её повторно несколько раз: каждая отправка создаёт заявку, и дубли потом придётся объяснять в переписке с библиотекой.
Что подготовить заранее, пока связь устойчивая
Загрузка самого издания — единственный шаг, где медленный интернет по-настоящему мешает. Всё остальное делается заранее и без спешки.
- Файл издания. Электронный экземпляр должен точно соответствовать печатному выпуску, включая обложку и выходные сведения. Требования к формату файла опубликованы в регламенте системы на сайте библиотеки; сверяйтесь с ним, а не с пересказами на форумах.
- Электронная подпись. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью издателя. Подпись оформляется в удостоверяющем центре заранее, за один вечер её не получить.
- Сведения об издании. Название, авторы, ISBN, тираж, год, количество страниц — выпишите их в заметку на телефоне, чтобы не искать по макету при заполнении карточки.
- Размер файла. Узнайте его до загрузки. Если издание с цветными иллюстрациями весит сотни мегабайт, по мобильной сети с ограничениями его лучше не отправлять вовсе — дождитесь проводного подключения или Wi-Fi.
Как загрузить электронный экземпляр при медленном мобильном интернете
Если другого подключения нет и сдавать нужно сейчас, действуйте так, чтобы одна неудачная попытка не стоила вам всей работы.
- Заполните карточку издания до того, как прикреплять файл. Текстовые поля отправляются быстро, и при обрыве вы потеряете только вложение, а не всё описание.
- Прикрепляйте один файл за раз. Если система принимает издание несколькими частями или несколько изданий подряд, не ставьте их в очередь одновременно.
- Не сворачивайте браузер и не переключайтесь в другие приложения во время загрузки: мобильные системы часто обрывают фоновую передачу данных.
- Отключите в телефоне экономию трафика на время сеанса, иначе система может ограничить скорость для браузера.
- Дождитесь сообщения системы о завершении загрузки. Закрытая раньше вкладка означает, что файл не дошёл, даже если индикатор показывал почти сто процентов.
Загрузка с компьютера через раздачу интернета с телефона обычно надёжнее, чем из мобильного браузера: на компьютере проще увидеть реальный размер файла и ход передачи, а браузер не выгружается из памяти.
Что делать, если связь пропала посреди отправки
Обрыв во время передачи файла — самая частая неприятность при работе с мобильным интернетом с ограничениями. Порядок действий короткий, но его стоит соблюдать по пунктам.
- Не нажимайте «отправить» повторно, пока не восстановилось соединение. Повторные нажатия создают дубли карточек.
- После восстановления связи войдите в личный кабинет заново и откройте список своих изданий.
- Найдите карточку, которую заполняли. Если она сохранилась без файла, прикрепите файл к ней, а не создавайте новую.
- Если карточки нет, значит обрыв случился до сохранения, и её придётся заполнить снова — именно для этого сведения об издании полезно держать в заметке.
Докачка с места обрыва в таких системах, как правило, не предусмотрена: файл отправляется заново целиком. Поэтому крупные файлы и слабая сеть — плохое сочетание, и честнее перенести отправку, чем повторять попытки.
Как проверить, что экземпляр принят библиотекой
Факт загрузки ещё не означает приём. Экземпляр считается доставленным после того, как система проверила файл и подпись и присвоила ему соответствующий статус в личном кабинете.
| Что видите в кабинете | Что это значит | Что делать |
|---|---|---|
| Файл загружен, статус проверки не изменился | Проверка ещё идёт | Ждать, срок зависит от загрузки системы |
| Статус об ошибке подписи или формата | Файл отклонён | Исправить и загрузить заново к той же карточке |
| Статус о приёме | Обязанность исполнена | Сохранить подтверждение себе |
Подтверждение приёма сохраните в двух местах: снимок экрана на телефоне и письмо на почте организации. При проверке соблюдения закона спросят именно его, а не ваши воспоминания о дате загрузки.
Типичные ошибки и чего делать не стоит
- Путать читательский личный кабинет РГБ с кабинетом издателя. Это разные системы с разными учётными записями.
- Подписывать файл подписью физического лица, когда издатель — организация. Подпись должна принадлежать производителю документа.
- Загружать макет до печати. Электронный экземпляр должен совпадать с тем, что вышло из типографии, вплоть до исправленных опечаток.
- Передавать логин и пароль от кабинета в мессенджере подрядчику или верстальщику. Доступ выдаётся сотруднику организации, а переписка с паролями — обычный путь утечки.
- Считать молчание системы согласием. Если статус не меняется неделями, напишите в службу поддержки системы с адреса, указанного при регистрации.
Если издания у вас выходят регулярно, заведите привычку сдавать электронный экземпляр в тот же день, что отправляете печатные экземпляры. Тогда срок, установленный законом, не окажется неожиданностью, а слабый интернет в командировке не станет причиной нарушения.