Что нужно для подписания: сертификат и настройки

Перед тем как работать с электронной подписью в системе, убедитесь, что у вас есть действующий сертификат ЭЦП. В СБИС поддерживаются сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) — это обязательное требование для юридической силы документов. Сертификат должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ).

На компьютере необходимо установить приложение СБИС с поддержкой криптографии. Если вы используете ограниченный доступ в интернет, сервис остаётся доступным, так как СБИС (Тензор) включён в белые списки операторов и стабильно работает при стандартных ограничениях мобильного интернета.

Также нужно сохранить сертификат и ключ в защищённое хранилище — в Windows это обычно хранилище сертификатов, в macOS используется Keychain. При первой работе с подписью система попросит вас указать путь к файлу сертификата и пароль.

Пошаговое подписание документа в СБИС

Шаг 1. Загружаем документ или открываем его в ЭДО. Зайдите в раздел «Документооборот» и найдите документ, который нужно подписать. Система покажет его содержимое и статус. Если документ загружен контрагентом, он будет помечен как входящий; свои документы находятся в разделе исходящих.

Шаг 2. Нажимаем кнопку подписи. На странице документа кнопка подписи находится обычно в верхнем меню или боковой панели. Можно также нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт подписания из контекстного меню.

Шаг 3. Выбираем сертификат. Система автоматически отобразит доступные сертификаты. Если их несколько, убедитесь, что выбран нужный (обычно по ФИО или названию организации). Проверьте, что статус сертификата — «Действителен».

Шаг 4. Вводим пароль. Введите пароль от закрытого ключа сертификата. Пароль не отправляется на серверы, обработка выполняется локально на вашем устройстве.

Шаг 5. Подтверждаем подписание. После нажатия кнопки «Подписать» система создаст цифровую подпись и присоединит её к документу. В интерфейсе появится уведомление о успешном подписании с указанием даты и времени.

Отправка подписанного документа контрагенту через ЭДО

После того как вы подписали документ, его статус изменится на «Подписано» или «Готово к отправке». Чтобы отправить подписанный документ:

  • Нажмите кнопку «Отправить» в интерфейсе документа.
  • Выберите контрагента из списка или найдите его по ИНН/ОГРН.
  • Добавьте краткое сообщение (опционально).
  • Подтвердите отправку.

Документ поступит в ящик получателя с вашей подписью и хешем (отпечатком), что гарантирует целостность и неотказуемость. Когда контрагент откроет документ, он сможет проверить подпись через интерфейс СБИС и убедиться в её подлинности.

Все действия с подписанными документами хранятся в архиве. Вы можете использовать СБИС даже при отключении основного интернета благодаря его включению в перечень критически важных сервисов.

Частые ошибки подписи и как их исправить

«Сертификат не найден или не действителен». Проверьте, что сертификат установлен на компьютере и его срок не истёк. Откройте хранилище сертификатов вашей ОС и убедитесь в наличии приватного ключа (не только открытого сертификата). Если сертификат просрочен, обратитесь в удостоверяющий центр для его продления.

«Ошибка при создании подписи» или «Доступ запрещён». Это может быть вызвано неверным паролем от ключа или конфликтом с криптографическим ПО. Введите пароль ещё раз, убедившись в раскладке клавиатуры. Если ошибка повторяется, попробуйте перезагрузить приложение СБИС.

«Документ не может быть подписан в этом формате». СБИС требует документы в совместимых форматах. Убедитесь, что файл — PDF, DOCX, DOC или иной поддерживаемый формат. Откройте информацию о том, как документы попадают в списки для ЭДО, чтобы разобраться в требованиях системы.

«Подпись не проходит проверку». Это может произойти, если документ был изменён после подписания. Не редактируйте подписанный файл. Если контрагент не может проверить подпись, попросите его скачать документ и проверить его в СБИС или отправьте документ заново.

Советы для уверенной работы с подписями

Сохраняйте резервную копию сертификата и приватного ключа в защищённом месте. Не делитесь паролем от ключа ни с кем. Перед массовой рассылкой документов проведите тест с одним контрагентом. Если в организации несколько подписывающих лиц, убедитесь, что каждый использует свой собственный сертификат — общие ключи снижают безопасность.

Система СБИС логирует все операции подписания, поэтому при возникновении споров о подлинности или времени подписания вы можете запросить в поддержке выписку из журнала.