Когда нужен представитель для отправки отчёта

Электронную отчётность обычно можно отправить не только лично, но и через представителя — сотрудника, бухгалтера на аутсорсе или доверенное лицо, у которого есть действующая доверенность и собственный доступ к системе электронного документооборота. Это удобный запасной вариант именно тогда, когда у самого предпринимателя ограничен мобильный интернет, а откладывать отправку отчёта нельзя.

Что нужно представителю для отправки отчёта

Для того чтобы представитель мог законно подписать и отправить документ от имени предпринимателя или организации, ему требуется два элемента: собственная квалифицированная электронная подпись и доверенность, подтверждающая его полномочия действовать от имени доверителя в системе ЭДО. Для отчётности перед контролирующими органами такие полномочия сейчас в большинстве случаев оформляются через машиночитаемую доверенность (МЧД) — электронный документ, который загружается в информационную систему оператора ЭДО или ведомства вместе с подписанным отчётом.

Порядок подготовки заранее

  1. Определите доверенное лицо — сотрудника или партнёра, у которого стабильно есть доступ к интернету и который сможет отправить отчёт при необходимости.
  2. Убедитесь, что у представителя есть собственная электронная подпись, подходящая для подписания отчётности в вашей системе ЭДО.
  3. Оформите доверенность на нужные действия — уточните у своего оператора ЭДО или бухгалтерского сервиса, в каком формате доверенность принимается именно у них: бумажном, нотариальном или в виде машиночитаемой доверенности.
  4. Загрузите доверенность в систему ЭДО заранее, до момента, когда она понадобится, чтобы в критический день не тратить время на оформление.
  5. Заранее передайте представителю необходимые для отправки данные о самом отчёте — реквизиты, срок сдачи, особенности заполнения, — не дожидаясь, пока связь пропадёт.

Что представитель делает в момент отправки

Когда доверенность оформлена и подключена заранее, в день, когда у предпринимателя нет связи, представителю остаётся зайти в свой личный кабинет системы ЭДО со своего устройства и канала связи, подписать подготовленный отчёт своей электронной подписью и отправить его — доверенность будет автоматически подтверждать его право действовать от имени доверителя.

На что обратить внимание

Формат и порядок оформления доверенности различаются в зависимости от того, кому и куда отправляется отчёт: правила для конкретного контролирующего органа или оператора ЭДО стоит уточнять непосредственно у него, поскольку требования могут меняться и различаться по регионам и сервисам. Не передавайте представителю коды из СМС, пароли от своего личного кабинета или данные своей электронной подписи для входа под вашим именем — представитель должен действовать через собственный доступ и собственную подпись, подкреплённую доверенностью, а не имитировать вход от вашего лица.

Почему это стоит настроить заранее

Оформление доверенности, тем более машиночитаемой, требует времени и доступа к нужным сервисам, поэтому делать это в момент, когда связи уже нет, не получится. Подготовленная заранее доверенность и подключённый представитель превращают отправку отчёта в ситуации ограниченной связи из аврала в обычное штатное действие.

Если представителя нет

Если доверенного лица с подходящими условиями нет, стоит рассмотреть другие запасные варианты — заранее подготовленный резервный канал связи или отправку отчёта офлайн с последующей досылкой при первом появлении сети.